Responsable de Operaciones de Nóminas y Recursos Humanos
Tiempo completo • Hybrid - US
Beneficios:
- 401(k)
- Coincidencia 401(k)
- Salario competitivo
- Seguro dental
- Descuentos para empleados
- Seguro médico
- Tiempo libre remunerado
- Seguro de visión
RESUMEN DEL PUESTO
El responsable de Operaciones de Nóminas y Recursos Humanos es un miembro fundamental del equipo de Recursos Humanos, responsable de gestionar el procesamiento integral de nóminas, la administración del ciclo de vida del empleado y la integridad del sistema de RRHH en múltiples ubicaciones. Este puesto garantiza la precisión de la nómina, el cumplimiento normativo de las leyes laborales estatales y federales aplicables, y sirve como el principal punto de contacto para centros, liderazgo y empleados en todos los asuntos operativos de nóminas y recursos humanos.
El candidato ideal es detallista, altamente organizado y cómodo trabajando en un entorno dinámico y multisede. Poseen un profundo conocimiento de los procesos de nómina, la normativa laboral y las mejores prácticas de recursos humanos, y pueden ejercer un buen juicio manteniendo una estricta confidencialidad.
RESPONSABILIDADES CLAVE
Administración de Nóminas
• Comunicar los calendarios de nóminas a todos los centros, incluyendo próximos periodos de pago, fechas de comprobación y plazos de entrega, asegurando el cumplimiento puntual en todas las ubicaciones.
• Distribuir hojas de ajuste de nómina a los centros, haciendo seguimiento para confirmar la finalización y devolución dentro del plazo establecido.
• Revisar y verificar las tarjetas de horas de los empleados para comprobar su exactitud, asegurando que todas las horas trabajadas, horas extra y ajustes se registren correctamente antes del procesamiento.
• Cierra las tarjetas de tiempo en el sistema de nóminas en preparación para cada ejecución de nóminas.
• Procesar nóminas regulares y fuera del ciclo (por ejemplo, bonos, comisiones y correcciones) a través de Paylocity de acuerdo con los plazos establecidos.
• Descargar y revisar los revistas de nóminas para garantizar su precisión, identificar y resolver discrepancias antes de la entrega final.
• Proporcionar informes sobre los requerimientos de caja de nómina al propietario o a la dirección correspondiente para su revisión y aprobación antes de la presentación final de nómina.
Administración de embargos y deducciones
• Recibir, revisar y procesar todas las órdenes de embargo entrantes, incluyendo embargos salariales, órdenes de retención de manutención infantil, embargos fiscales y embargos a acreedores, asegurando una configuración oportuna y precisa en Paylocity.
• Registrar y mantener todas las deducciones de nómina de empleados en Paylocity, incluyendo deducciones voluntarias (seguro de salud, dental, visión, seguro de vida, 401(k)/contribuciones a la jubilación, FSA/HSA) y deducciones involuntarias (embargos, gravámenes y gravámenes).
• Verificar que los importes de embargo y deducción se calculen correctamente y cumplan con los límites de retención federales y estatales aplicables, incluidos los límites de la Ley de Protección del Crédito al Consumidor (CCPA).
• Comunicarse con los empleados respecto a las órdenes de embargo activas según sea necesario, manteniendo profesionalidad y confidencialidad durante todo el proceso.
• Coordinarse con el soporte de Paylocity para resolver cualquier problema de configuración de embargos, dudas sobre remesas o discrepancias con agencias emisoras o tribunales.
• Auditoría total total de deducciones en cada periodo de pago para confirmar la exactitud y asegurar que no se hayan perdido, duplicado o calculado incorrectamente deducciones antes de la presentación final de la nómina.
• Mantener registros organizados de todas las órdenes de embargo, correspondencia y cambios de deducción para fines de cumplimiento y auditoría.
Administración de Pago por Vacaciones y Meteorología
• Notificar a los centros sobre cierres derivados de festivos reconocidos o condiciones meteorológicas adversas de manera oportuna.
• Proporcionar instrucciones claras a los centros para introducir las horas de pago correspondientes a festivos o meteorológicos en las tarjetas de horas de los empleados para los días laborales afectados.
• Tarjetas de tiempo presentadas por auditoría para confirmar que las entradas de pago por festivos y meteorología son precisas, completas y coherentes con la política de la empresa.
Incorporación de empleados
• Iniciar el proceso de incorporación enviando invitaciones del sistema a los nuevos empleados a través de Paylocity tras recibir una carta de oferta firmada.
• Mantener registros organizados de los empleados guardando cartas de oferta y documentación de incorporación en carpetas designadas en BOX.
• Confirmar las fechas de inicio de los empleados con los centros respectivos y hacer seguimiento de cualquier invitación de incorporación pendiente o incompleta.
• Crear y configurar nuevos perfiles de empleados en el sistema de RRHH y nóminas, incluyendo la asignación de planes de tiempo libre y la configuración de nóminas correspondientes.
• Completar y documentar la verificación de elegibilidad laboral de E-Verify para todas las nuevas contrataciones conforme a los requisitos federales.
• Rastrear las comunicaciones de confirmación de inicio y mantener documentación para fines de cumplimiento y auditoría.
Despido y salida de empleados
• Procesar los despidos de empleados en el sistema de RRHH y nóminas de forma rápida tras la notificación de los centros o la dirección, asegurando fechas de efecto y cambios de estado precisos.
• Garantizar el cumplimiento de las leyes estatales aplicables de pago final, incluyendo el cálculo y la adición de saldos de vacaciones no utilizados a las tarjetas de tiempo finales cuando sea necesario.
• Determinar el método adecuado para entregar el pago final — ciclo de nómina regular, nómina fuera de ciclo o cheque manual — en función de los requisitos específicos del estado y la política de la empresa.
• Mantener una documentación completa y organizada de todas las notificaciones de terminación y comunicaciones relacionadas para el cumplimiento y la preparación para auditorías.
• Preparar y distribuir informes de incumplimiento de incorporación y terminación a propietarios y gestores regionales o de área de forma regular.
Sistema de RRHH y Apoyo Administrativo
• Mantener registros precisos y actualizados de los empleados en Paylocity, incluyendo actualizaciones de deducciones, reembolsos, cambios en el estado laboral y otras modificaciones de perfil basadas en comunicaciones de centros y dirección.
• Realizar auditorías rutinarias de datos y limpieza de sistemas, incluyendo la identificación de empleados activos o de baja que no reciben salario y la eliminación o resolución de invitaciones de incorporación obsoletas para candidatos que no se unieron.
• Enviar órdenes de embargo, avisos de embargo fiscal y otra documentación legal relacionada con nóminas al soporte de Paylocity para su resolución y cumplimiento oportunos.
• Configurar nuevas ubicaciones de centros en el sistema de nóminas y proporcionar quioscos iPad utilizados para la funcionalidad de fichar de empleados.
• Generar y distribuir informes diarios o semanales programados sobre las horas de los empleados a los interesados relevantes.
• Elaborar y enviar informes diarios de fallos de puntuación a los centros para garantizar la precisión del tiempo y apoyar a los supervisores en la corrección de discrepancias.
Compromiso de los empleados y apoyo al liderazgo
• Coordinar actividades de reconocimiento de empleados, incluyendo la organización de flores u otros gestos apropiados para cumpleaños y aniversarios laborales del personal administrativo.
• Responder a solicitudes puntuales de la dirección relacionadas con la presentación de nóminas, el procesamiento de pagos de bonos o comisiones y las actualizaciones de los registros de empleados de manera oportuna y precisa.
• Desempeñar cualquier otra función asignada
CUALIFICACIONES
Formación y experiencia
• Se prefiere un título de asociado o grado en Recursos Humanos, Administración de Empresas, Contabilidad o un campo relacionado; Se considerará una combinación equivalente de formación y experiencia.
• Mínimo de 2 a 4 años de experiencia práctica en procesamiento de nóminas y administración de recursos humanos, preferiblemente en un entorno multisede o multiestatal.
• Se prefiere ampliamente la experiencia previa con Paylocity; Se tendrá en cuenta el conocimiento de otras plataformas de HRIS/nóminas.
• Familiaridad con los procesos de elegibilidad laboral de E-Verify y con las normativas laborales federales y estatales aplicables.
Habilidades y competencias
• Sólido conocimiento práctico de los principios, prácticas y requisitos regulatorios de nómina, incluyendo leyes multiestatales de pago final, procesamiento de embargos y cumplimiento de deducciones de nómina (CCPA, IRS, agencias estatales).
• Atención excepcional al detalle con capacidad demostrada para identificar y resolver discrepancias de forma rápida y precisa.
• Excelentes habilidades organizativas y la capacidad de gestionar múltiples plazos simultáneamente en un entorno acelerado.
• Habilidades claras y profesionales de comunicación escrita y verbal, con la capacidad de interactuar eficazmente con empleados, el personal central y el liderazgo en todos los niveles.
• Alto grado de discreción y profesionalidad al tratar información sensible y confidencial de los empleados.
• Dominio de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) y de sistemas de gestión documental como BOX.
• Persona autodidacta con sólidas habilidades para resolver problemas y capacidad para trabajar de forma independiente con supervisión mínima.
IGUALDAD DE OPORTUNIDADES EN EL EMPLEO
Somos un empleador que ofrece igualdad de oportunidades. Todos los solicitantes cualificados serán considerados para el empleo sin distinción de raza, color, religión, sexo, origen nacional, condición de discapacidad, condición de veterano protegido o cualquier otra característica protegida por la ley.
Opciones flexibles de teletrabajo disponibles.
Compensación: 50.000,00 $ - 58.000,00 $ al año
La experiencia de aprendizaje
En The Learning Experience, hacemos que la educación temprana sea alegre, atractiva y divertida para que los niños estén felices de aprender, jugar y crecer.
Nuestro plan de estudios se enfoca en las seis edades y etapas del desarrollo de la primera infancia e involucra a los niños en actividades de aprendizaje práctico que los alientan a explorar y resolver problemas a su propio ritmo de desarrollo. Esto forma una base para que los niños aprendan, jueguen y crezcan bajo el cuidado de nuestros maestros y personal.
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